By Newbusiness Team 
В света на бизнеса все повече се налагат системите за управление на проекти и работа с клиенти. Подобни продукти са незаменими за всеки един предприемач, ако иска да остане на гребена на вълната. При системите за управление на проекти има редица утвърдени имена като Microsoft Project, но това не пречи постоянно да се създават все по интуитивни и удобни за работа приложения. Една от компаниите пионери в бранша на Уеб 2.0 технологиите от доста време разработва собствен продукт за управление на проекти.
Zoho Projects има отлични възможности за създаване и следене на работата по определен план. Неговите функции дават възможност всяка една организация да изгради централизирано място, където да съхранява документите и цялата информация съпътстваща даден проект. Не са за подценяване и възможностите за споделяне на идеи между потребителите на приложението, допринасящи за по-бързо приключване на отделните задачи.
Новата версия на Zoho Projects е рекламирана като социално приложение и това не са празни приказки. Освен планирането и създаването на различни статистики онлайн системата позволява бързо публикуване на файлове в централизирано пространство. Потребителите имат възможност да ползват интегрирания групов чат и да провеждат съвместни дискусии по различни задачи. С помощта на Project Wiki споделянето на уеб страници, видео клипове и друго медийно съдържание увеличават значително функционалния обхват на Zoho Projects извън стандартното управление на проекти.
Новите възможности са интегрирани в Project Stream, където всички членове на даден екип получават автоматични обновявания за приключените работи, подобно на статус информацията във Facebook.
Как работи системата за управление на проекти?
Планирането на проекти с помощта на Zoho Project не изисква задълбочени познания по темата или специализирано обучение. Лесния за употреба уеб интерфейс дава възможност за бързо дефиниране на списъци със задачи, задачи и зависимости между отделните екипи. Тези които ползват Microsoft Project могат да импортират своите файлове в онлайн системата и да продължат работата откъдето са стигнали.
Списъци със задачи
Задачите по даден проект и обособените списъци дават възможност за бърза ориентация между отделните цели и позволяват лесно управление на служителите. Интерфейса предлага удобен изглед на статуса на дадени задачи, задаване на работа на членове на екипа, изпращане на напомняния по електронна поща и следене на прогреса по всяка част от дефинираните проекти.
Списъци със зависимостите дават бърз поглед между работата по отделни задачи с детайли от рода на:
- Кой е отговорен за конкретна задача.
- По кои задачи работата трябва да приключи, за да стартират други.
- Какви са сроковете и ресурсите необходими за изпълнението на дадени задачи.
Зависимостите между отделните задачи дават възможност и за автоматично прегрупиране на приоритетите когато се промени срока за изпълнение на основна задача.
Цели за постигане
Целите по даден проект могат да се използват за съвместно групиране на задачи и с тяхна помощ да се следи докъде е стигнало изпълнението им. Те улесняват контрола върху служителите, свършената работа по дадена задача и дават ясна представа за оставащите дейности до приключването на проекта.
Zoho Projects категоризира целите като предстоящи, изоставащи и приключени, за по-лесна ориентация и задаването на допълнителни задачи между персонала.
Срещи
Управлението на срещите между различни екипи, събирането на ключови бележки, публикуването на презентации и управлението на самите събирания става от централизирано място. Дори някой служител да се разболее и пропусне мероприятие цялата информация от дадена среща може да бъде открита онлайн по всяко време. Това елиминира до голяма степен повтарянето на съвещания и допълнителното уточняване на детайли, тъй като тези процеси могат да се провеждат в удобно за всеки участник време.
Споделяне на ресурси
Истинската работа започва след крайното планиране на даден проект. Силната страна на Zoho Projects е че системата дава възможност да се насочи вниманието на екипите към конкретна страница.
Централизираното публикуване и споделяне на файлове и създаване на вътрешно корпоративна Wiki система, която съдържа форум значително улеснява съвместната работа между персонала.
Project Wiki
Wiki системите дават лесен за употреба интерфейс за създаване на уеб страници и споделянето им сред останалите членове по проекта. По този начин ефективността при демонстрацията на конкретни идеи и приложението им на практика значително се повишава. Създаването на Wiki страници улеснява организацията и мениджмънта на даден проект, като дава възможност за създаване на централизирано място за споделяне на документи, таблици, презентации, и дори връзки към други страници и видео клипове от Интернет.
Постоянно следене на обновяванията
Project Stream системата позволява на всеки постоянно да следи събитията в проекта към който е причислен. Този инструмент подобен на обновяването на статус информацията във Facebook и Twitter позволява бърза ориентация между приключените и текущите работни задачи, както и следене на разговорите между членовете на екипа. Статус съобщенията позволяват на всеки потребител да поясни върху каква конкретна задача работи в момента.
Календар на проекта
Календарната система позволява лесно организиране на фирмени събития като срещи на екипите, създаване на напомняния и информация за различни събития. Освен това тя показва крайните срокове за приключване на задачите.
Споделяне на документи
Zoho Projects има отделна област за съхраняване и организация на вътрешно фирмения документо-оборот. Благодарение на интеграцията си с друг продукт на същата компания – Zoho Office всеки потребител може да организира своите документи в отделни папки, да създава текстови файлове, таблици и презентации онлайн подобно по начина, по който работи Google Docs. За целта не е необходим допълнителен софтуер а единствено браузър, което прави Zoho Projects независим от операционната система или платформата която ползват потребителите. Качването на Microsoft Office, Open Office, Star Office, AutoCad, Photoshop, ZIP файлове и други документи които са важни за проекта е значително улеснено.
Дискусии
Форумите на даден проект позволяват да се ползва интерактивна система за задаване и отговаряне на въпроси, където всеки може да предложи тема за дискутиране. Това е допълнителен начин за споделяне на идеи и решаване на проблеми, избягващ до известна степен от проблема с мудността на съобщенията в електронна поща.
Групов чат
Вградената система за обмен на бързи съобщения позволява да се обсъждат важни теми от даден проект и да се решават конкретни задачи без загуба на време. Историята на Zoho Projects Chat улеснява връщането към определени теми и коментари и проследяване на активността на служителите по тях. Съществува както обща стая за дискусия между всички потребители, така и възможност за създаване на отделни стаи за разговори в зависимост от темата, задачите или проектите, които се обсъждат.
Следене на крайните срокове
Последната информация за прогреса по даден проект е винаги достъпна от таблото за управлението му в Zoho Projects. В нея могат да се наблюдават служителите работещи по определени задачи, както и сроковете за изпълнението им. При нужда от детайлна информация вградените инструменти за създаване на доклади показват статистика по различни филтри. Пример за такива са свършената работа от даден служител, просрочените и актуалните задачи, различните цели и други в зависимост от предпочитанията на мениджъра.
Допълнително ако по даден проект таксувате вашия клиент за изразходваното време и ресурси, може да добавяте детайли за тях в графика на проекта, който впоследствие лесно може да бъде превърнат във фактура и изпратен за осчетоводяване.
Доклади
Различните доклади дават възможност за визуално представяне на работата по проекта и времето за приключване на задачите. Чрез тях лесно може да се следи кога ще бъдат свършени основните задачи, необходимите за тях ресурси и при необходимост да се сменя приоритета им. Zoho Projects работи и с утвърдените Gantt диаграми.
Заключение
Zoho Projects е много добро предложение за стартиращите предприемачи и собствениците на малък и среден бизнес за планиране, управление и следене на задачите по даден проект от неговото създаване до успешното му приключване. Онлайн софтуера се учи изключително бързо и не разполага с излишни объркващи опции. Добавянето на потребителите не е по-сложно от писането на e-mail. Освен инструменти за управлението на проекти приложението предлага и средства за съвместна работа между неговите потребители. Като Уеб 2.0 продукт Zoho Projects работи с браузър и няма значение дали ползвате Windows, Mac и Linux операционна система. Програмата е безплатна за един проект и струва 80 американски долара за неограничен брой проекти и 15GB онлайн място. Интерфейса на приложението може да се брандира за вашата компания, а опциите му за интеграция с други уеб продукти позволяват значително да се увеличи неговия функционален обхват.
Регистрация за безплатния акаунт може да се направи на този адрес.
Пет причини да изберете Zoho Projects
1. Zoho Projects е създаден не за да си играете на планиране, а да приключите работата по вашите проекти. Освен създаването на графици и планове, програмата наистина помага на хората да свършат успешно задачите си.
2. Планирането на проекти е изключително лесно дори за хора, незапознати с тази дейност. Вградените инструменти позволяват бързо задаване на цели, задачи, зависимости между тях или дори импортиране на Microsoft Project файлове.
3. Zoho Projects е част от множество онлайн продукти, което позволява лесната интеграция между тях. Може да интегрирате системата с приложения за онлайн създаване на презентации и документи. Възможна е и интеграция към Google Apps акаунт.
4. Следенето на работата по проектите и задачите спестява време и ускорява работата с клиенти.
5. Плащайте това което получавате. Zoho Projects е отлична алтернатива на скъпите и сложни решения за управления на проекти с гъвкавата си лицензионна схема.
Zoho Projects за Google Apps
Zoho Projects предлага интегрираната си платформа като добавка към Google Apps акаунти. Тази изключителна гъвкавост позволява на съвременните компании да ползват отлични онлайн базирани ресурси за безпроблемно управление на хората, по-добра комуникация и сътрудничество между екипите и управление на проектите.
Потребителите на Google Apps могат да ползват не само удобната електронна поща и онлайн календара, но и да интегрират Zoho Projects с останалите програми от пакета като Google Docs, iGoogle и Google Sites.
Ползите от интегрирането на Zoho Projects към Google Apps позволяват:
- Лесно импортиране на документи директно от Google Docs в Zoho Projects и онлайн редактирането им, премахвайки необходимостта от изпращането им като прикачени файлове.
- Експортиране на ключови събития от проектите към Google Calendar.
- Интеграция на различни известия за задачите, срещите и проектите в Gmail пощата.