By Newbusiness Team 
Захари Димитров
Случвало ли ви се е да работите съвместно с колеги по проект и да дублирате дейности? А да стартирате бизнес с нови партньори и постоянно да не може да синхронизирате изискванията си и да планирате задачите. Тогава може би онлайн софтуер от рода на WizeHive ще ви бъде изключително полезен. Хармонизирането на задачите, разпределянето на работата и следенето на поетите ангажименти е изключително трудна задача независимо от екипа с който разполагате. Инструментите за сътрудничество могат единствено
да увеличат производителността ви.
Основната трудност при внедряването на подобни решения е нежеланието на потребителите да ги учат и използват. За много хора, това е излишна административна работа, а в крайна сметка частният бизнес не обича бюрократите.
WizeHive е стартъп компания, създадена с капитал от 100 000 щ. долара от Майк Карсън и Майкъл Ливинсън. Самият Ливинсън е основател и на други стартиращи компании, и се е принудил да разработи лесна за употреба система за управление на сътрудничеството между екипите на различните му фирми. Така се ражда идеята за WizeHive – едноименния продукт, предлагащ удобен интерфейс за
работа между различни екипи.
Бизнес клиентите не са свикнали да работят с нови приложения, независимо колко полезни могат да бъдат те, но при WizeHive едва ли сложността при работа с него може да бъде причина, за да не го харесат. Основната цел на създателите му е да ускорят работния процес на неговите потребители като им позволят лесно да споделят файлове, да управляват проекти, да следят за изпълнението на задачи и да работят с други колеги в едно лесно за употреба уеб пространство. Под ускоряване на работния процес се има предвид намаляване на времето, отделяно за тривиални задачи, така че да остава повече за почивка или съсредоточаване върху основните цели. Концепцията си остава семпла – всяка задача да може да бъде маркирана като нова за работа, завършена или в развитие. Около тази база се изгражда възможността всеки да коментира и
проследява развитието на проекти,
да създава задачи и бележки и да качва документи онлайн.
Най-общо WizeHive може да се характеризира като разширена версия на онлайн организатор от рода на Outlook, но с доста повече възможности. Организацията на информацията се разпределя в отделни работни пространства. Може да създавате такива за различни проекти или фирми за които работите (ако сте на свободна практика например). При първото стартиране на системата ви посреща лесен за употреба помощник, който ви позволява да създадете началното ви работно пространство. Работните пространства са мястото, където обменяте информация и общувате с останалите хора. Техният брой за момента е неограничен.
Страниците са друг
начин за организиране на информацията.
Те дават възможност да се определят потребители, сделки, контакти и други области в работното пространство. В самото пространство можете да споделяте бележки с идеи, връзки, да качвате файлове и снимки, с всички от вашето работно пространство. Цялото пространство е средата за обмен на информационния поток, което в същото време изключително лесно може да се споделя с нови хора. Така например ако решите да добавите човек към даден задача на по-късен етап, той може да проследи целия архив от развитието на проекта. Работните пространства могат лесно да се настройват с различни цветове и икони, така че ориентацията в тях да бъде безпроблемна.
WizeHive позволява да се добавят бележки и задачи
чрез изпращане на писмо до определен адрес. По този начин, ако имате достъп до електронна поща, дори от мобилния телефон, може бързо да изпращате идеите си към проекта, преди да сте ги забравили. Опциите за работа с електронна поща позволяват да получавате ежедневно съобщение с новостите по проекта или различни известия на електронна поща например ако има активност по дадена задача или е добавена нова бележка. Този начин на работа позволява винаги да сте в крак с развитието на отделните задачи и проекти, като в същото време дава едно добро ниво на гъвкавост да изключвате определени настройки, когато не се нуждаете от тях.
Интеграцията на WizeHive с популярната микроблогинг система Twitter дава възможност да изпращате и получавате бележки директно от Twitter.
Когато работата по дадена задача приключи, WizeHive я отбелязва като завършена, така че да се види от другите потребители. Целта е когато някой от екипа създаде задача, а друг я реализира успешно, всички да могат бързо да се ориентират и да продължат с неизпълнените планове. Ако работното пространство се претрупа с приключени задачи (отбелязани със светло сива линия), може лесно да ги архивирате и да го изчистите. Архивираните задачи си остават за преглед, но не се показват по подразбиране – трябва да ги включите от настройките на системата. Само потребителите с администраторски права или тези които са създали задачите, могат да ги архивират.
Прозорецът за следене на задачите
дава на потребителите лесен достъп до новостите, които настъпват в едно или няколко работни пространства. Допълнително от него директно може да добавяте бележки или да качвате файлове. Изборът на отделна страница позволява да се прегледа активността само в нея.
Споделянето на файлове може да бъде организирано по работни пространства или на по-детайлно ниво за различните страници. Качването на файлове става с написването на бележка относно тяхното съдържание или директно чрез опцията Upload. След което може да коментирате съдържанието на файла, както и да разглеждате предните коментари и бележки по него, ако има такива. В допълнение към качването на файлове, можете да създавате и редактирате директно от WizeHive документи във формата на Microsoft Office, благодарение на интеграцията със Zoho. Представете си каква свобода на работа ви дава тази възможност – нужен ви е единствено ултра преносим компютър и достъп до Интернет за
да създавате и споделяте документи навсякъде и по всяко време.
WizeHive се възползва от удобна и гъвкава система за управление на задачите. Например може да сортирате разпределението по човек, списък, проект, статус, приоритет или други критерий. Опциите за преглед и филтриране на данните в различните работни пространства са доста богати. Можете да избирате между отделни полета, които да се показват в определен размер на текста и други, така че да управлявате задачите както ви е удобно.
Използването на системата за електронна поща в WizeHive предлага много добра интеграция с множество други комуникационни системи. Това се дължи на факта че са базирани на инфраструктурата на пощата, документите и управлението на задачите на интернет гиганта Google. Изпращането на писма, бележки или задачи през пощата
се появяват автоматично
в работното пространство. Можете да изпращате и писма с прикачени файлове. Когато се появи нова бележка в работното пространство, отговорът й се осъществява подобно на отговор на електронно писмо. WizeHive автоматично го изпраща в зависимост от изходящия адрес.
WizeHive за момента работи без проблеми с iPhone, като в момента се разработват оптимизирани версии за платформата Android и моделите Blackberry. За хората, които нямат възможност да използват браузър, има създаден клиент, с който лесно се следят новостите по проектите. Той работи като Adobe AIR приложение, но ако не желаете да го използвате, можете да получавате новостите като електронни писма.
Сигурност
Най-сериозният проблем при употребата на подобни решения е свързан с тяхната сигурност. От компанията, разработила WizeHive, твърдят че са взели достатъчно мерки, за да бъдат защитени данните на техните клиенти. Цялата комуникация с техния сървър е криптирана посредством SSL. Паролите също се съхраняват в криптиран формат в тяхната система. Автоматична система за сканиране проверява качваните файлове за червеи, троянски коне и вируси, така че по грешка да не заразите колегите с които общувате. Освен това съхраняваните на сървърите на WizeHive данни се архивират на всеки час по няколко различни схеми така че да могат да се възстановяват.
Предимства
Сред основните характеристики на WizeHive е възможността да се създават малки бази данни за всяко работно пространство. Тези отделни проекти са с напълно дефинирани от потребителите полета и интерфейс, и служат за управление на контактите и организиране на среши и събития. В момента онлайн приложението е безплатно през тестовия период. След като той приключи, се предвижда бета версията да остане безплатна, с възможност за съвместна работа на 3 човека и 50 MB място за споделяне на файлове и различни платени варианти (на абонаментен принцип), за по-големи проекти и организации. Онлайн системата разполага със собствени приложни библиотеки, което позволява да се разшири неговата функционалност към различни корпоративни приложения. Освен това вие можете да използвате функциите на WizeHive, както за да работите с колеги и партньори по различни проекти, така и за да организирате личните си задачи. Например можете да направите
работно пространство за семейните ангажименти,
където да си поставите задачи за пазаруване, заплащане на сметки и т.н.
Каква поука можем да изведем от начина на работа на приложение като WizeHive, което си позволявам да преведа като Мъдрия кошер – пчелите са мъдри не защото са работливи, а понеже се трудят съвместно и споделят натоварването си. Бизнесмените са заети в голяма част от работното си време да организират екипите си, като им делегират права и задачи, или казано най-просто за управление. Комбинирайки възможностите, които системата предлага, можете наистина да облекчите работата по тези задачи и да спестите време – а дали ще го използвате за допълнителна работа, или за почивка – зависи изцяло от вас 😉