Виртуалният офис

Захари Димитров

Вероятно вече сте взели решение да стартирате свой собствен бизнес, наблюдавате пазара, чудите се как ще ви посрещнат потенциалните клиенти и обмисляте шансовете си за успех. Може би дори си представяте онези хубави големи офиси в лъскави сгради, с конферентни зали и модерна инфраструктура и ви се иска да можете да поканите вашите клиенти в тях. Дълбоко в себе си обаче вие знаете, че ще минат години, преди да можете да си позволите подобен лукс. Добрата новина е, че вече всеки собственик на малка или средна фирма може да разполага с офис, конферентна зала, фирмени телефони и дори секретарка, която отговаря на тях, при това на изключително изгодни цени. Или поне в това се опитват да ни убедят представителите на един нов сегмент, който се развива с бързи темпове по целия свят – виртуалните офиси. От няколко години фирми от този нов сектор на услугите работят и в България, предлагайки на предприемачите

да плащат за офисните ресурси само тогава, когато наистина ги използват.

Идеята на виртуалните офиси е друг да се грижи за вашето деловодство, организацията на офиса, телекомуникационната и компютърна инфраструктура и дори за наемането на секретарка, докато вие сте се съсредоточили върху развитието на основната си бизнес идея. Така създавайки мобилен екип и пестейки средства вие все пак ще управлявате престижна компания с отлично обслужване на клиентите.

Какви предимства има виртуалният офис?

Едно от основните предимства е предоставянето на „престижен“ бизнес адрес, който да използвате в документите на вашата фирма. Всеки който е регистрирал семейна фирма със седалище апартамента в който живее, знае за какво става въпрос. Доста по добре е на пощенския ви адрес и визитките на компанията да пише някой известен булевард и бизнес център, вместо номер на блок от забутан квартал в периферията на града. Освен адрес, получавате телефонни номера и обучен персонал, който да отговаря на запитвания и други административни задачи. Помислете само колко средства и усилия ще спестите да търсите и оборудвате офис помещение и да обучите съответните служители да отговарят по телефона, да получават и изпращат факсове, писма, и колети, от ваше име. Дори да разполагате с необходимите финанси,

загубеното време е напълно излишно.

Вместо да се занимавате с подобна дейност, може да възложите задачи в ръцете на професионалисти и срещу значително по-малка сума, би трябвало да получите доста по-качествена услуга, отколкото тази, която бихте организирали, освен, ако не сте специалист по бизнес администрация и корпоративни комуникации.

Как става цялата работа?

Виртуалният офис се предлага от различни компании, с които сключвате договор и им делегирате правата да извършват всички дейности, които могат да възникнат при връзка с клиентите, партньорите ви и дори администрацията. Всички често повтарящи се задачи, които могат да се автоматизират, като изпращането на картички за коледа към партньорите могат да бъдат пренасочени към служителите на виртуалния офис. В някои случаи дори е възможно предоставянето на

временно работно място

и приемни за провеждане на бизнес срещи. В зависимост от избора на оператор, който ще ви предостави услугата виртуален офис, може да упълномощите неговия персонал да разговаря директно с клиенти от ваше име или да приема служители на административните органи и да подписва документи. Това е изключително полезно, ако например сте във ваканция, или получавате множество еднотипни справки и отчети, които просто трябва да парафирате. Разбира се ако възникне необходимост, служители на виртуалния ви офис, веднага ще се свържат с вас и ще потърсят авторитетното ви мнение по даден въпрос, ако не са упълномощени да действат на своя отговорност.

Кой предлага услугата?

Съществуват различни компании, предлагащи да изградят и поддържат виртуален офис за вас. Една от най-известните компании в България носи името Виртуален Офис. Останалите оферти, които може да разгледате са тези на Regus, Мур Стивънс БулМар, TimeExpress, АРЕКС Консулт, Василиани ЕООД, Аринала Перфект, Consulco и други. Обърнете внимание, че не е необходимо да живеете в града или в региона, където смятате да разкриете своя виртуален офис. Той служи единствено като представителство за връзка с юридическото лице или физическото лице, което представлявате. При избора си на оператор, който да ви предложи услугата може да се поинтересувате, дали има сред клиентите си други компании от вашата сфера на дейност. След, което просто трябва да се обадите и да тествате как виртуалната секретарка отговаря на вашите въпроси, и колко време е необходимо да получите отговор например на електронно съобщение или писмо изпратено по пощата.

Колко ще ми струва?

Обикновено цената се формира като месечен абонамент от услугите, които ползвате. Съществуват базови пакети с основните възможности – адрес, електронна поща, телефон, както и такива с по-разширени опции. Цените започват от едва 36 лева на месец (с ДДС) от пакет „Минима“ на Василиани ЕООД и могат да достигнат в пъти по-големи суми, в зависимост от дейностите, които искате да включите. Просто сравнение със заплатата, която трябва да плащате на една секретарка, обаче наклонява везните

в полза на виртуалните офиси.

Допълнителните услуги като наемане на зала за срещи се заплащат отделно. Обикновено има отстъпки, ако използвате вече даден пакет. Някои от операторите имат лимит за броя на обаждания, които трябва да обработят, след което започва да се плаща на прието обаждане. Затова е хубаво да се проучат всички оферти и отначало да се направи опит за прогнозиране на услугите, от които наистина се нуждаете, а в случая с обаждания – и от тяхното евентуално количество.

Риск мениджмънт

Съществува ли заплаха от изтичане на данни за вас в това да предоставите деловодството си на отделна компания, която в един момент може да ви отнеме клиентите и застраши сериозно бизнес начинанието ви? Едва ли. Операторите на виртуални офиси са заинтересовани да имат редовни и доволни клиенти, които да плащат абонаментната си такса и да препоръчват услугата на своите приятели и познати. Изтичането на информация е възможно до толкова до колкото това може да се случи и от вашите служители във всеки един момент от работния ден. Не забравяйте, че все пак си плащате за услугата и са предвидени мерки, които да не засегнат доброто име на компанията ви. Замислете дали се излагате на риск, когато поверявате счетоводството си на отделна фирма, а не на вътрешен за организацията ви отдел! Не – това са професионалисти, които си разбират от работата и пазят доброто си име.

За стартиращите предприемачи,

наемането на виртуален офис е изключително удачен вариант за начало, както от гледна точка на инвестицията, така и предвид ресурсите и времето, които трябва да отделят за организирането на един реален офис. Фирми, които се в бизнеса от доста време пък могат да се възползват от предимствата на виртуалния офис и да оптимизират структурата си така, че да бъде по-ефикасна. Предприемачите със сериозни претенции могат да потърсят виртуален офис например със секретар на различни езици, които да поеме евентуално част от бъдещите им партньори. Е няма да може да се похвалите каква секретарка сте наели в ново стартиращата си фирма, но от друга страна ако работите добре, в бъдеще ще имате доста повече поводи да се перчите през познатите : )