By Newbusiness Team 
Напоследък дори в България все повече навлизат приложенията за управление на хора и проекти. Това може би не е случайно или както много „зрели“ мениджъри смятат – напразно. Във времена, когато голяма част от служителите работят пред компютър, има хиляди начини да бъдат доброжелателно разсейвани, така че производителността им да страда. Работохолиците от различни екипи пък също трябва да бъдат направлявани за да не се случи така, че в един момент да прегреят и да потърсят промяна в работната обстановка.
Това са само малка част от причините да ползвате приложения за управление на проекти. Тези инструменти не само ви дават възможност за гъвкаво управление на работното време на служителите ви или колегите с които работите заедно, но и бърз поглед над случващото се по даден проект. Това е и причината толкова често да пишем за различни решения, помагащи на мениджърите или на различни екипи да оптимизират своята работа. Някои от тях са платени, други безплатни, често са с различна функционалност, но общото между тях е идеята да помогнат по-бързо и лесно да разпределяте и управлявате текущите задачи.
Подобно приложение е и системата с открит изходен код ProjectPier. Тази свободна за употреба платформа с открит изходен ви позволява да създадете и настроите PHP среда за управление на задачи, проекти и екипи чрез уеб интерфейс. ProjectPier е създаден да подобри вътрешнофирмените комуникации и сътрудничество във всякакви компании. Независимо дали имате малка фирма или трябва да ръководите голямо количество персонал безплатната платформа има възможност да се настройва според потребностите ви.
Системата е изградена около онлайн общество, чиято цел е да разработи лесен за употреба, но богато функционален и интуитивен софтуер за управление на проекти и групово сътрудничество управляван през браузър. Гъвкавата среда на приложението ви позволява да го адаптирате според нуждите на вашата организация за да разплетете гордиевия възел спъващ управлението на различни проекти, задачи, размяната на файлове и сътрудничеството между екипите.
Приложението е мултиплатформено и е разработено на PHP и Javascript, като за съхраняване на информацията се използва MySQL. ProjectPier е свободно достъпен за употреба за всяка компания или група хора, благодарение на разпространението му под лицензията Gnu Affero General Public License (AGPL), която означава че може да ползвате и разпространявате софтуера, стига да включвате в него промените които сте извършили при същите лицензионни условия.
За какво можем да ползваме ProjectPier?
Компании и потребители
Всяка инсталация на ProjectPier има собственик. Обикновено, това е компанията, която ще го ползва, но може да бъде и самостоятелен човек (например уеб дизайнер на свободна практика). Ако е компания може да добавите служителите и като потребители в ProjectPier. В примера с уеб дизайнера това могат да бъдат негови партньори или клиенти. Всеки един потребител може да разполага с административни или обикновени права за употреба на функциите на средата. Може да добавяте всички партньори или служители от компаниите с които контактувате като стандартни потребители в ProjectPier (без административни права).
Всеки потребител има профил съдържащ информация за контакт с него, име за влизане в системата с парола и аватар с помощта на който бързо да се ориентирате с кой комуникирате. Цялата тази информация е запазена в потребителския профил. Потребителите разполагат също със списък от права където детайлно са описани проектите и задачите до които имат достъп. Ролите на потребителите са разпределени на три основни нива – ваш служител с административни права, ваш служител с обикновени права и служител на вашите партньори с обикновени привилегии.
Проекти
Най-важната част в ProjectPier са проектите. Цялата детайлна информация като дискусии, съобщения, задачи, цели и файлове се отнасят към отделните проекти. Потребителите могат да имат достъп до различни проекти, независимо дали са ваши служите или партньори на вашата фирма. Това им позволява те да работят по различни проекти едновременно, както и да си сътрудничите с вашите клиенти по общи проекти.
Съобщения
За разлика от други системи за управление на проекти ProjectPier не включва форум за обсъждане на теми между потребителите. Вместо това са налични съобщения, които се публикуват на сайта на ProjectPier и се изпращат по електронна поща на потребителите, които сте избрали. Всички потребители могат да коментират съобщенията които са получили или от които са заинтересувани, което е подобно на функционалността на форум системите, но е по-лесно за работа и прилича на коментарите в блог. Автора на съобщението може да зададе негов статус – например да е достъпно само за потребители от същата компания или че е важно и трябва да се прочете. Всяко едно съобщение може да се свърже с дадена задача по която се работи или да се прикачат файлове към него.
Задачи
Основното предназначение на ProjectPier е управлението на задачи. Те се организират в списъци за изпълнение, като всеки проект може да разполага с много списъци. Има опция за създаване на индивидуални списъци за всяка фаза от проекта или разделяне на комплексните задачи в няколко подсписъка. Всяка задача се присвоява към определена компания или потребител. Създаването на поверителни списъци означава че достъп до тях имат само служителите от дадена компания, което позволява да се крият част от задачите от вашите партньори.
Цели
Задачите определят конкретната дейност която служителите трябва да извършат за да постигнат дадена цел. Целите се съхраняват с дата, заглавие и описание, като може да добавяте към тях списъци със задачи и съобщения с коментари. По този начин системата има достатъчно информация за да следи дали екипите работещи по даден проекти изпълняват задачите си в срок. Целите също могат да се държат скрити от клиентите. Присвояването на задача към дадена компания я прави отговорна за нейната реализация. ProjectPier може автоматично да изпраща напомнящи писма на потребителите и да ги уведомява своевременно за техните задължения.
Файлове
ProjectPier ви ползволява да запазвате файловете в дървовидна структура подобно на папките във вашия компютър. Тази система за управление на документите дава възможност да се пазят до няколко версии на един файл, така че да могат да се проследят промените по него. Работата с версии позволява и да се върнете към предишна такава, ако направените изменения не отговарят на желания резултат. Потребителите могат да коментират съдържанието на файловете и да добавят техни собствени файлове към папките.
Етикети
Поставянето на етикети (тагове) е често срещано в модерните уеб системи. То позволява на потребителите по-лесно да се ориентират в информационния поток, като добавят собствени ключови думи с които впоследствие да търсят желаните данни. ProjectPier позволява да поставяте етикети на съобщенията, списъците със задачи, целите и файловете.
Форми
Тази функционалност се смята за уникална за ProjectPier. Формите се добавят като коментар към дадена задача, съобщение или списък със задачи и служат за събиране на обратна връзка от група хора работещи по даден проект. Може да се създаде и система за проследяване активността на потребителите по формите.
Като цяло ProjectPier включва основните задължителни атрибути на приложения за управление на проекти. Това че е уеб базиран и може да се ползва в мрежа е от изключително предимство за разпръснати екипи. Въпреки че специалистите в областта могат да не открият всички необходими функции, които са свикнали да ползват, за малките компании средата предоставя добри възможности за работа. Лесната настройка и интуитивната работа с него позволяват системата да се ползва и от непрофесионални потребители. Природата му на свободен софтуер позволява лесно (или поне сравнително евтино) да се допълва с необходимата функционалност ако се налага да се свърже с други информационни системи.
Причини, поради които да изберете ProjectPier
Лесен за употреба
ProjectPier е лесен за употреба уеб инструмент за управление на проекти, използващ най-добрите постижения на дизайна при уеб 2.0 технологиите. Дори незапознатите с ИТ ваши колеги и клиенти ще го харесат и ще могат да ползват без специално обучение.
Бърза инсталация
ProjectPier може да се инсталира на ваш или нает уеб хостинг, който поддържа PHP5 и MySQL (почти всички хостинг провайдъри поддържат тези услуги).
Открит изходен код
ProjectPier е софтуер с открит изходен код разпространяван под лицензията Gnu Affero General Public License. Това означава че може да го ползвате свободно, без да плащате лицензионни такси и дори да променяте кода, така че да отговаря на вашите нужди. Ако управлявате няколко фирми може да инсталирате отделна система за всяка една от тях.
Уеб базиран
ProjectPier изцяло се базира на уеб технологиите. Потребителите му го ползват отвсякъде където имат интернет достъп, само през браузър.
Уведомяване по e-mail
ProjectPier може да изпраща съобщения по електронната поща за всички важни събития отбелязани в системата. Така дори някой служител добросъвестно да забрави да провери сайта за нови задачи, той ще бъде своевременно уведомен.
Принципи на всекидневната работа
Работата с ProjectPier е съсредоточена върху няколко основни концепции – задачите, целите, файловете и проектите. Всички неща, които са важни за управлението на проекти без излишни елементи. Събирането на цялата информация на едно централизирано място достъпно за всички работещи по даден проект улеснява неговото насочване в правилна посока.
Неограничен брой проекти и потребители
ProjectPier може да расте заедно с вашия бизнес. Няма лимит върху броя на проектите, клиентите ви, потребителите или задачите, които трябва да управлявате.
Базиран на широкодостъпни технологии като PHP и MySQL
ProjectPier е създаден на добре устоновени технологии с открит изходен код (PHP5 и MySQL). Според създателите и системата е бърза, стабилна и сигурна. Също така може да наемете уеб програмисти, които да добавят към нея допълнителна функционалност от която се нуждаете.
Публично достъпен
ProjectPier се разработва от огромно онлайн общество с множество активни потребители, които допринасят за усъвършенстването на системата.