Нуждаем ли се от кабинет за да работим креативно?

Захари Димитров
 
Чувствате ли се вдъхновени от филмчетата и разказите за офисите на Google и други големи корпорации. Те са проектирани с доста повече възможности за разтоварване на напрежението и откъсване от работата с една единствена цел – служителите да бъдат мотивирани да се трудят и съответно да са по креативни. А замисляли ли сте се колко важни решения за живота са взели приятелите от едноименния американски сериал в кафето до тях?

Последните години и в България се появяват все повече консултанти и служители на свободна практика, които работят от дома си или от различни места с достъп до Интернет. Според световните тенденции този стил на работа на мобилни служители ще се превърне в закономерност съвсем скоро и работодателите няма се учудват когато компютърните специалисти искат да работят от дома си. Стандартните офиси и еднообразието на обстановката до голяма степен потискат младото поколение, което не желае да се съобразява с работни концепции измислени през миналия век. В САЩ телекомютинга е достатъчно разпространен и се е превърнал в избор за всеки един професионалист, който не желае да бъде посаден в офис и да работи от 09:00 до 18:00 ден след ден.
Отдавна не е необходимо да имаш офис за да работиш и да правиш пари. Това в голяма степен важи за ИТ професиите, където всяка една дейност може да бъде вършена на произволно място с помощта на лаптоп и достъп до глобалната мрежа. Въпреки това, някои неща все още са необходими за да се осъществява контакт с държавните органи и не дотам компютърно просветените клиенти и партньори. Още в първи брой на NewBusiness.bg писахме за виртуалните офиси и възможностите, които те предоставят на предприемачите. Поемането на деловодството обаче е само едната страна на медала при офиса на 21 век.
 
Важно е как и къде ще се върши самата работа.
 
Един от вариантите е да стартирате собствения си бизнес от дома. По този начин ще имате сравнително малко разходи, ще спестите сериозно количество време за пътуване от до работното си място и ще може гъвкаво да управлявате работния процес. От друга страна ако имате деца или родители за които трябва да се грижите или шумни съседи, голяма част от „служебното“ ви ежедневие ще преминава без да свършите нищо полезно. В редица психологически проучвания е установено и че много малко хора, могат в достатъчно голяма степен да се само мотивират и разполагат с необходимата дисциплина за да работят от дома. Да работят наистина, а не просто да твърдят че правят нещо, докато в същото време гледат клипове, свалят музика и губят времето си по всевъзможни други начини. Дори и професионалистите в различни области се отдават на инерцията и когато са у дома, не са достатъчно продуктивни и ориентирани към задачите, които трябва да свършат. Въпреки че работата от дома изглежда съблазнителна и смятате че разполагате с потенциала да се справите с нея, е напълно възможно след известно време да установите че се
 
нуждаете и от допълнително работно място
 
– най-малкото за разведряване на атмосферата. Липсата на разговори на живо с други хора също може да бъде причина да потърсите друго решение.
Работата по проекти от кафета, заведения и библиотеки не е лоша идея, но за съжаление не всички могат да се съсредоточат в достатъчна степен, така че да са продуктивни. Постоянното влизане и излизане на хора, минаването на обслужващия персонал са фактори, които трябва да се имат предвид когато решавате как ще работите. Дори да ползвате сравнително прикрито сепаре и да се изолирате със слушалки от околните шумове, не винаги това е удачен вариант за работа. Друг недостатък на работата в различни кафета е че трябва да поръчвате. Едва ли някъде ще ви се зарадват ако седите половин ден на минерална вода и кафе и разглеждате сайтове на лаптопа си. Редовните поръчки, заедно с добрия бакшиш за сервитьорите са предпоставка за сериозни разходи, които не всеки стартиращ предприемач, може да си позволи. Освен това дори престижните заведения често пъти не са подходящо място за сериозни срещи с делови партньори на които искате да предложите новия си проект.
 
Компаниите предлагащи виртуални офиси разполагат с възможност да поръчвате при тях заседателни зали за срещи, с осигурена мултимедия ако се налага да провеждате презентации. Наетите помещения също са значителен разход, дори и да не се налага да се прави регулярно.
Поради гореописаните недостатъци на моделите за работа от дома и различни кафета, е възникнала
 
идеята за споделения офис.
 
Споделения офис донякъде съвместява най-добрите характеристики от работата от дома, от различни заведения и дори от стандартния офис. Представете си да обедините усилията си с други предприемачи като по този начин значително съкратите разходите си за офис пространство. Да речем три групи работещи по отделни проекти и дори за съвсем различни компании могат заедно да наемат едно офис пространство или апартамент. Секретарското място също може да се сподели така че да обслужва едновременно няколко компании или консултанти работещи на едно място. Самия офис може да бъде оборудван по начин по който желаете, да инвестирате съвместно в качествена кафе машина и различни забавления с които да може да разтоварвате от работата по проектите. По този начин не само се спестяват средства. Работата с други предприемачи на вашето ниво може да ви помогне както да се поучите от опита и неуспехите на съседа си, така и съвместно да се мотивирате за да се справяте със задачите. Ще имате собствена офис стая, секретарка, стая за отдих и жив контакт с други хора, като в същото време разходите няма да са толкова огромни.

Споделения офис донякъде елиминира и необходимостта от виртуален офис, защото ще разполагате с адрес за данъчните. Допълнително включването ви към услуга със стационарен телефон, интернет и дори телевизия, не само ще допринесе за по-ниски такси, но и ще изгради престижа ви пред потенциалните партньори и работодатели. Все пак колко хора все още разполагат със стационарен телефон?

Може да ползвате споделения офис да каните ваши приятели с които да обсъждате проектите си и евентуално бъдещи партньори за да им покажете, че сте сериозен в намеренията си и наистина работите здраво.Ако се замислите ползите от споделено работно място, нормален офис или работа от дома или от заведения, изглежда накланя везните именно към споделения офис. Особено за стартиращи компании, които нямат установени договорни отношения и нормални приходи, а са принудени да инвестират солидна сума за място от което в началото няма да има никаква полза.
Разбира се споделените офиси не са мана небесна и с българския ни манталитет едва ли биха се откроили като наистина ефективна форма за първоначално развитие на бизнес. Въпреки това
 
алтернативата е наистина подходяща
 
 особено за познати предприемачи които имат сериозни проекти и искат да работят съвместно по някой от тях, като в същото време областите им се различават. При инвестирането в съвместен офис е много важно и първоначално да се направят сериозни сметки и разчети за разходите, които ще са необходими по поддръжката му, установяването в него, както и услугите които различните наематели биха желали да ползват. Основната част е да се реши дали ще се ползва апартамент или помещение от истинска офис сграда. Първият вариант дава по-добра гъвкавост с текучеството на кадри от наемателите понеже цените за апартаменти под наем са доста по-ниски. Вторият вариант от своя страна е по-престижен и най-вероятно ще разполага с изградена инфраструктура, което ще спести времето за започване на работа в него. Важно е заинтересованите за включване в съвместен офис да проведат няколко срещи помежду си и един вид да преценят дали ще мога да работят заедно с другата страна. Ако някои имат много работа по телефона, или слушат силно музика, докато се трудят е възможно да пречат на останалите участници в проекта. На срещите освен споделянето на разходите и услугите, които ще се ползват следва
 
да се уточнят и много други немаловажни подробности.

Пример:
Къде ще се намира офиса – в район удобен за максимален брой ползватели, или за потенциални бизнес партньори?

Кой ще управлява самия офис – един от участниците или ще има редуване? Възможно е също така управлението да се повери на отделен човек например офис асистент или друг.

Всички тези въпроси и много други трябва да бъдат решение преди да се пристъпи към същинската съвместна работа. Макар на пръв поглед да изглеждат трудни за обсъждане и взимане на общо решение, още повече ако е голям броя на участниците в споделения офис въпросите трябва да бъдат одобрени от всички. Предимствата на съвместния офис наистина са уникални и ако може да се възползвате от тях, веднага ще оцените че усилията са си стрували.

Ако някой е изградил подобен модел на работа и иска да сподели своя опит, може да пише на редакционната ни поща: info@newbusiness.bg

 
По света

Едно от първите известни за споделен офис в света е създадено в Сан Франциско от Brad Neuberg. Идеята е била да се създаде място за съвместна работа в което да се ползва обща инфраструктура и да бъде като едно мини общество, но в същото време да се запази независимостта и свободата на отделните участници да работят за себе си. Повече по темата може да се прочете тук.

Информация за различни съвместни офиси по света и как са организирани може да разгледате на wiki сайта или да се запишете в Google групата.

и у нас…

В България най-вероятно съществуват подобни схеми за съвместна работа и наемане на офис площи от различни компании от доста време. Първата по популярна идея за общо работно пространство за различни участници е Start UP гараж. Целта е да се организира креативно място за работа и бизнес, подходящо за стартъпи и хора със свободни професии, които имат нужда от добри условия за работа, креативна среда и ниски (разумни) разходи за тях. Сред потенциалните участници могат да бъдат хора, занимаващи се с:

проектиране – сгради, сайтове, софтуер, мебели…

програмиране

дизайн – уеб, интериорен, екстериорен, дрехи…

всякаква творческа дейност

консултиране

журналисти на свободна практика, сценаристи, малки Интернет медии, блогъри, писатели, може също специалисти по реклама, ПР, фотографи на свободна практика и др.

Стартиращите фирми и фрийлансерите получават:
 

Креативна среда

Бюро

Принтер / скенер / ксерокс

Високоскоростен Internet – LAN и WiFi

Бели дъски, мебели, ток, вода, кафе и канцеларски материали

Конферентна зала с проектор и флипчарт

Кухня и трапезария с хладилник, кафемашина, микровълнова печка

Библиотека и място за почивка

Охрана и поддръжка
 

Повече информация за развитието на проекта следете тук.