Как да съхраняваме данъчните документи

Дара Христова, dara@newbusiness.bg

На пръв, поглед подобен въпрос звучи глуповато. Особено при положение, че си имаме счетоводител. Ако обаче не можем да си позволим експертна помощ от такова естество, то е хубаво поне да бъдем наясно как точно да съхраняваме данъчните документи на фирмата. Оказва се, че това далеч не е толкова просто.
Например, всяко данъчно задължено лице (без значение дали е регистрирано или не по ДДС), трябва да съхранява издадените и получени данъчни документи до 5 години след изтичането на давностният срок за погасяване на задълженията, които има и, които са удостоверени с въпросните документи.

Ако трябва да бъдем точни, по време на целия период на съхранение автентичността, четливостта, както и цялостта на документите не трябва да бъде нарушавана. Същото важи и за митническите декларации. Това поне гласи чл. 121 от Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС).

Освен това, когато данъчно задължено лице съхранява фактури, издадени или получени от него по електронен път, и мястото на съхранението им е в друга държава членка, лицето е длъжно да осигури електронен достъп до съхраняваните данни на компетентните органи по приходите. Следователно от НАП имат право да изтеглят и да ползват така

съхраняваните фактури за целите на контрола, който извършват.

Пак според същия закон, всички данъчни документи следва да се съхраняват по ред установен в… Данъчно-осигурителният процесуален кодекс – чл.38. Например, длъжни сте да пазите ведомости за заплати 50 г., счетоводните регистри и финансови отчети – 10 г., документите за данъчен контрол – до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение,  което удостоверяват тези документи, документите за финансов одит се съхраняват до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата, а всичко останало имащо отношение към определяне на данъчни задължения – поне 5 години. След изтичането на срока за съхранението на документите, които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.  Вътрешни счетоводни документи като касови ордери, стокови разписки и т.н., документи които нямат значение за доказателства към доставчици или клиенти срокът за съхранение е 3 години (Закон за счетоводството – чл.42)

Който не спази законовите изисквания може да бъде наказан с глоба в размер от 100 до 300 лв., а на юридическо лице и едноличен търговец се налага имуществена санкция в размер от 300 до 500 лева. Когато нарушението е извършено повторно, се налага глоба или имуществена санкция в двоен размер.

От записаното в нормативите става ясно още, че счетоводната информация може да се съхранява на хартиен или на технически носител, както и в архиви. Ако пък информацията бъде записана/пренесена върху магнитен, оптичен или друг технически носител, осигуряващ надеждното й възпроизвеждане,

хартиената документация може да се унищожи.

Копираната счетоводна информация обаче, трябва да може да бъде възпроизведена в обем и съдържание, идентични с информацията, съдържаща се на хартиения носител.

В случай, че дадена фирма бъде преобразувана, носителите (хартиени и/или технически) на счетоводна информация се предават на новоучреденото дружество. Съгласно чл.10 от Закона за счетоводството поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават. Погрешно съставени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови. В същото време обаче, анулираните и погрешно съставени документи или пък поправени фактури и известия също трябва да бъдат съхранявани. Дефектните или повредените бланки не се унищожават, а се пазят при издателя им!

Ако данъчната документация стане обект на кражба, изгори в пожар или бъде повредена по някакъв начин, трябва да уведомите данъчните в рамките на 24 часа, след като установите липсата или щетата.

Изобщо, поддържането на счетоводен архив далеч не е шега работа и няма как да бъде обхванат само с една статия. Затова не подминавайте този въпрос с лека ръка и не се колебайте да питате! Екипът на NewBusiness.bg ще отправи Вашите въпроси, където трябва, за да получите търсените отговори.

• Данъчни документи:

Съгласно разпоредбите на чл. 112, ал. 1 oт ЗДДС данъчните документи са:
1. фактурата,
2. известието към фактурата,
3. протоколът.

Контролните ленти – рулото втори екземпляр на отпечатани касови бележки се съхранява три месеца, а книгите за дневните отчети – пет години.