By Newbusiness Team 
Може би прекалено често на страниците на NewBusiness.bg ви запознаваме с различни он-лайн инструменти за съвместна работа. Като иновационно издание за бизнес, смятаме че всякакви средства които могат да помогнат на предприемачите да си свършат работата по-бързо, или да им спестят пари са от полза. Различните системи запълват различни нужди на фирмите. Някои се нуждаят от просто споделяне на файлове и сигурен чат, други от обща електронна поща. Част от предприемачите се страхуват от ИТ решенията или нямат достатъчно познания за да използват подобни продукти и услуги. За тях някои от он-лайн инструментите са сложни за употреба. Други веднага тестват и ако им върши работа превръщат иновацията в част от организационната им култура.
Collaber е един от тези инструменти, които могат да заместят скъпо струващите корпоративни решения, оптимизирайки комуникацията с вашите бизнес партньори. Въпреки, че не е безплатна за употреба услугата предоставя доста полезни възможности за сътрудничество в реално време. Това означава, че може да работите без да излизате от дома или от офиса. Системата е подходяща за внедряване в малки компании, имащи нужда от сравнително надеждна и лесна за употреба възможност за трансфер на информация и работа по проекти със своите партньори.
Collaber интегрира в себе си множество комуникационни услуги, както и такива за споделяне на данни чрез обмен на файлове, графици, чат и други. Използването му е изключително елементарно – просто създавате работно пространство и го споделяте с желаните хора. В него са включени опции, като книга с адресите, календар, чат клиент и опция за споделяне на файлове, папки, задачи. Допълнително може да съставяте интерактивни Wiki системи – например ако ви се налага съвместно да работите по дадена документация. Опцията за организиране на анкети позволява бързо вземане на решения по наболели въпроси. Контролът върху правата на достъп за всеки участник в дискусиите, също е на елементарно ниво.
Програмата е мултиплатформена, което означава, че има софтуерни клиенти за Windows, Mac и GNU/Linux базирани компютри. Съществува и он-лайн версия, за тези които желаят да я ползват по-рядко.
Как работи системата?
Въпреки, че първоначално е реализирана като пиър ту пиър клиент подобно на използваната от Microsoft – Groove, впоследствие индийската компания разработчик Vimukti Technologies минава на клиент-сървър модел на работа. При него се осигурява по надежден трансфер на данните за сметка на персоналното свързване. Данните са криптирани както на твърдия ви диск, така и по пътя до сървъра и обратно. Collaber клиентите автоматично се синхронизират с Collaber сървъра, когато се свържат към Интернет. По този начин всички промени извършени между отделните работни пространства се изпращат на останалите потребители. Както вече споменахме, идеята за споделяне на информация е организирана около работното пространство. Потребителите могат да се включват към създадени и да установяват свои работни пространства, които да споделят. Към всяко едно работно пространство се добавят различни инструменти (в момента около дузина на брой), които се ползват от потребителите. Самите работни пространства са организирани на принципа на групите които работят по даден проект, или различните отдели ако организацията ви е по-голяма. Може да добавяте или премахвате потребители към дадено работно пространство по всяко време. Всеки има различни права на достъп от гост до мениджър.
Работата с контакти в Collaber е максимално опростена
Може да създадете публична директория, в която да търсите и прибавяте всички ваши бизнес партньори. Освен потребители на програмата може да добавяте контакти от Gmail, Outlook, Linkedin, Windows Live, Yahoo, AOL и да ги организирате за по-лесна комуникация. Всеки един от контактите може да променя своя статус, като приложението автоматично ще следи за тези промени и ще ви уведомява, ако сте включили опция за известия. Адресната книга позволява автоматичен импорт на електронни пощенски адреси от компютъра, който ползвате.
Независимо дали потребителите ви са он-лайн или оф-лайн инструмента за чат ви позволява да си пишете бързи съобщения за да обсъждате задачите. Дискусиите пък позволяват да организирате групов чат, ако трябва инструкциите ви да достигнат до повече хора едновременно, или за провеждането на бързи брейнсторминг сесии. Инструмент за дискусии включва опция за добавяне на файлове на които да се обсъжда съдържанието. Ако някой потребител не е на линия ще получи всички съобщения, когато си включи клиента, подобно на разговорите по „Скайпи“. Така всеки остава
в течение на случващото се по проекта.
Инструмента за организиране на задачи дава възможност да се възлагат дейности на различните членове на екипа. Той позволява всеки потребител да въвежда описание на свършената работа. Мениджърите от своя страна могат да следят прогреса на отделните задачи и развитието по тях.
Освен задачи може да ползвате и календар, където да записвате лични и служебни събития, така че да не пропуснете някое от тях. Календарите също могат да се обменят с различни членове на проекта, за да знаят кога сте ангажирани или просто да следите техния график. Обикновените бележки, също могат да служат за бърза организация и създаване на списъци със задачи. Съвместната работа по тях позволява да виждате кой последно е работил по бележката, кога е запазена и различни етикети за ориентиране. Създаването на анкети служи за получаване на бърза обратна връзка от екипа с който работите.
Споделянето на файлове е от изключително значение при електронната обработка на документи. Макар, че не необходимо да ползвате програма като Collaber за да ползвате подобна услуга, това което приложението предлага е допълнително ниво на сигурност при обмяната. Достъп до файловете имат единствено потребителите които ползват съответното работно пространство с активиран трансфер на файлове. Допълнително това е по-труден метод за прихващане, от писмата циркулиращи в безплатни пощенски услуги он-лайн. Освен споделянето на отделни файлове може да споделяте и цели папки. Бързината при трансфера на файловете става в зависимост от техния обем и мрежовата връзка. Допълнително може да споделяте и снимки или илюстрации вместо документи. Те могат да се разглеждат директно от интерфейса на програмата, и да служат за бързо обяснение на различни задачи.
Размяната на он-лайн линкове позволява да преглеждате различни сайтове директно от интерфейса на Collaber. По-удачно реализирана обаче е вътрешната Wiki система. С нейна помощ всички потребители на дадено работно пространство могат да работят съвместно по съставяне съдържанието на сайта. Това дава възможност за различни дейности. Например може да създадете вътрешно фирмена база данни, която да се ползва от всички служители, при възникването на сходни проблеми. Тя е полезна и в случай, че някой реши да напусне компанията ви и голяма част от знанията и опита на човека ще си заминат с него. Допълнително, в зависимост от попълването на информация в тази система, могат да се определят бонусите на отделите например. Не на последно място по важност е съхраняването и пренасяне на знания и модели на социално и професионално поведение, което помага да запазите и развиете организационната си култура.
Резервни копия
Много често се случва по грешка да изтрием важни файлове, затова Collaber включва средство за създаване на резервни копия. Създаването на политика по управление им ще ви позволи да работите без да се притеснявате че данните ви могат да бъдат изгубени или унищожени.
Други приложения
Collaber включва собствен инструмент за създаване на допълнителни приложения, които да ползвате във вашата фирма. Той работи с десктоп версията на програмата като позволява да проектирате семпли приложения използвайки AJAX (JavaScript и HTML) технологията. С негова помощ може да интегрирате различни уеб услуги към системата като например Twitter или Facebook.
Цените на програмата варират от 30 до 50 долара на година за индивидуални потребители, и 30 долара лицензионна такса за корпоративни клиенти. Актуална информация за пакетите които се различават по включената поддръжка и място за съхранение на данните, може да откриете на страниците на програмата. Преди да закупите лицензия може да ползвате напълно функционална едномесечна пробна версия без ограничения за брой потребителите и работнипространства. За ниската си цена и многото възможности, които включва, Collaber е интересна оферта. В случай че сте дизайнер, или работите по различни проекти и се нуждаете от място където да организирате вашата информация, програмата си струва абонамента. От друга страна ако ползвате различни инструменти с които сте свикнали за да вършите работата си, не е необходимо да преминавате към нов и непознат инструмент. Тъй като работи на произволна Java платформа се очаква в бъдеще системата да е съвместима с различни смартфони.