By Newbusiness Team 
Захари Димитров
На практика всяка бизнес дейност, независимо дали е изграждане на магистрала, музикален концерт, или просто откриване на баничарница, представлява проект и като такъв, може да бъде разделена на едни и същи етапи и да се управлява по едни и същи принципи. Въпреки това много малко от стартиращите предприемачи възприемат по този начин бизнеса си и често в началото ентусиазмът е водещ, за сметка на планирането и разработването на различни стратегии. Ако приемем подхода на управление на проекти обаче, бихме могли значително да си улесним живота, виждайки как нашият бизнес се превръща от хаотично нахвърляни дейности в
организирана система.
Ключов принцип в организацията на работата е раздробяването на задачите на отделни подчасти, често съпроводено с назначаването на различни изпълнители и с пресмятане на необходимото време и ресурси за изпълнението им. Например в процеса на регистриране на дадено дружество трябва да се определят отделни стъпки за да се мине през целия път: запазване на името на фирмата, която смятате да основете; създаване на дружествен договор; откриване на набирателна банкова сметка и внасяне на капитал; заверка на документите при нотариус, внасянето им в Агенцията по вписванията, както и много други.
Всяка една от тези стъпки може да бъде разделена на отделна задача от общ проект и да се разпределят времето и ресурсите между съдружниците за изпълнението им. На пръв поглед такива тривиални неща изглеждат доста досадни и излишно бюрократични за
малки прохождащи компании.
Заглеждайки се в детайлите обаче можете да установите, че всъщност планирането, реализирането и контрола на различни проекти могат да се окажат вашето конкурентно предимство пред останалите млади предприемачи, които не се възползват от тези възможности. В корпорациите има цели отдели по планиране и развитие на проекти, тъй като те отдавна са оценили положително нуждата от подобна дейност. Следващият път, когато създадете уникален продукт или идея, но печалбата не идва, можете да се замислите дали правилно сте планирали и предвидили всичко. А ако използвате
инструменти за управление на проекти
ще можете бързо да проследите отделните фази и по-лесно да установите къде нещо куца, или ако нещо е пропуснато – какво трябва да се добави. Предимства, от които не могат да се възползват предприемачите, решили да работят по интуиция.
Освен това при дефинирането и изпълнението на проекти не е задължително всички задачи да се изпълнят последователно – част от тях могат да са зависими една от друга, други да се добавят на по-късен етап, а трети – да се развиват паралелно и в даден момент да окажат своето влияние. Времето инвестирано в управление на проекти и насочването им в правилна посока, определено не е изгубено.
Какво означава управление на проекти и защо е важно?
Основната идея, която гурутата в областта ще ви обяснят е, че трябва да се направи мрежова диаграма, представяща поглед върху отделните стъпки, за постигане целите на проекта, сроковете или времето на всяка една от тях и хората, които работят по реализацията им. Следва дефиниране на връзките между задачите и периода за тяхното изпълнение. Универсалността на този метод го прави широко приложим за различни области. Разпределянето на задачи и делегирането на отговорности може да се прави за проекти в ИТ сферата, строителството, продажбите, логистиката, търговията и потенциално всички бизнес области. Методологията е еднаква независимо от бранша който сте избрали.
Как става на практика?
Всеки с малко свободно време може да си инсталира софтуер от рода на Microsoft Project и да стартира самообучението си в създаването и управление на проектите. Освен този продукт, за който има издадени ръководства на български език съществуват и други комерсиални приложения за управление на проекти и планиране на ресурсите. Доста изчерпателен списък на подобен софтуер може да се открие тук.
Интерфейсът на повечето приложения е достатъчно интуитивен и всеки който е работил с Microsoft Office едва ли ще има проблеми да ползва подобна програма. Още по-големи са предимствата в употребата на свободен софтуер, при която всеки може да добавя и модифицира кода на приложението, а ако не е в състояние може да плати и друг да го направи за него.
Предимства на откритият изходен код
За да не бъдем голословни ще ви запознаем накратко с възможностите на приложението Open WorkBench. Целта на този проект е да се разработи програма с открит изходен код на световно ниво с множество възможности за гъвкаво планиране и управление на проекти. Open WorkBench иска да предостави истинска алтернатива на професионалните мениджъри на проекти, които могат да разполагат с мощно средство за управление на комплексни работни планове, задачи и ресурси. Създателите на WorkBench са CA Clarity Division (преди известни като Niku), които предоставиха изходния код на приложението на обществото за свободен софтуер така, че всички негови потребители да се възползват от базарния модел за разработка на софтуер, който включва високо качество, по-бързо навлизане на иновациите и намаляване на разходите. Мениджърите на проекти и останалите крайни потребители, могат да очакват устойчиво развитие на софтуера и множество нови възможности допълнително прибавени от разработчиците и отделните доставчици на услуги към Open WorkBench проекта, свободно достъпен на SourceForge.net.
Какво може да се прави с Open WorkBench?
Решението е достатъчно зряло и изчистено средство за планиране и управление на най-разнообразни проекти. То се съобразява с необходимостта от поддръжка на системите за управление на проекти, като в същото време е приспособено за лесно научаване от нейните потребители, благодарение на интуитивния си потребителски интерфейс и начина по който се възприема информацията. Според официалните статистики десетки хиляди мениджъри на проекти са се доверили на Open WorkBench, като използват пълноценно възможностите на приложението за планиране и изпълнение на
различни по сложност проекти.
Всички проекти преминават през серия от задачи (или фази) през техния жизнен цикъл. Използвайки Open WorkBench тези критични задачи или фази са значително по-лесни за управление, което увеличава възможностите за успешно приключване на проектите. Open WorkBench позволява на мениджърите на проекти да създават работната структура (Work Breakdown Structure – WBS) със задачи и цели за постигане, основни линии на поведение, планиране на проектни планове със зависимости, присвояване на съответните ресурси към дадена задача, планиране на работата върху задачите за определен времеви период, настройка на планирането и регистриране на реално извършената работа, връзка към главния и подпроектите, разпределяне на ресурсите между тях и извършване на анализ на рентабилността им.
Модерно планиране на задачите
След като е създаден планът за даден проект, мениджърите могат да разписват различни задачи и да им присвояват необходимите ресурси за тяхното успешно приключване. За големите проекти планирането може да бъде наистина заплетен процес в който трябва да се търси баланс както от гледна точка на отношенията между отделните задачи, така и от достъпните ресурси и срока за изпълнение на задачите. За да улесни потребителите на софтуера Open WorkBench разполага с Auto Schedule възможност, създадена, за да се справи лесно с такова ниво на сложност. С няколко щраквания на мишката Auto Schedule ще организира вътрешния си набор от правила, за да създаде разписание, което да се вписва в предвидените ограничения, зависимости, приоритети и достъпност до ресурсите, като автоматично ще генерира най-добрия план за завършване на проекта. Когато планът е одобрен, мениджърът на проекта може да създаде основна линия, която дава представа за развитието на проекта и позволява ревизиите и да се сравняват с първоначалния план.
Гъвкав преглед на информацията
Проектните мениджъри разполагат с достъп до библиотека от различни изгледи в Open WorkBench, която им позволява да настроят доста детайлно информацията, която се показва, така че да тя да се хармонизира с нуждите им. Поддържат се различни диаграми и таблици, включително стандартни Gantt и базирана на нива Gantt схеми, както и логически организирани, PERT диаграми. Всяка една организация ползваща приложението може да дефинира и разпространява собствени изгледи в зависимост от използваните в нея корпоративни стандарти и нужди.
Управление на обхвата на проектите
Когато е необходима модификация на обхвата на даден проект, независимо дали това е породено от нови изисквания, липса на ресурси или време, или бюджетни ограничения Open WorkBench ще се опита да идентифицира тези потенциални проблеми и тенденции, преди те да попречат на правилното изпълнение на проекта. Приложението извършва анализ на критичните пътеки, като анализира изолирани мрежи от зависимости и задачи с негативни стойности. Вторият автоматизиран анализ е на пресметнатото време за завършване на задачите – допълнително се изчислява необходимото време за приключване на задачите и проверка на последиците, в случай че се пресрочи крайният срок. Анализът на придобитата стойност (Earned Value) позволява да се следи истинският прогрес на проекта, като се вземат предвид усилията положение за постигането на определена цел. Това е още една основна техника за управлението на проекти, която е заимствана
пряко от финансовите анализатори.
Мениджърите могат да рафинират плана на даден проект, благодарение на извършените анализи и използвайки основната линия за следене на развитието на проектите, да сравнят промените в обхвата с първоначалния план за детайлен анализ на ситуацията. Използването на правилната информация за бързо идентифициране на евентуалните проблеми е решаващо за успешното приключване на всеки един проект и отделните части от него.
Какво печелим?
Постоянният анализ на развитието на проекта намалява или елиминира изцяло изненадите чрез ранното откриване на потенциални тенденции и ситуации, които могат да доведат до лоши резултати. Периодичната проверка на различните аспекти на всеки проект служи като профилактика за неговото „здравословно състояние“.
Честотата и степента на детайл на анализа зависи изцяло от времето, което можете да отделите за създаване и контрол на проектите си. В случай че решите да следите нещата изкъсо и правите често анализ, ще имате сравнително малко време за каквото и да било друго. Ако преминете към другата крайност и
анализирате рядко
вашите проекти, може да не откриете навреме потенциалните проблеми, така че да разполагате с възможността да се справите с тях, без да навредите на развитието на проекта и неговия краен успех. Разделяйки приоритетите на вашия нов бизнес на отделни парчета е много по-лесно тяхното изпълнение и проследяване на ефикасността им. Затова дори и да започвате своето развитие тепърва, не пропускайте да разгледате опциите, които приложенията за управление на проекти предлагат – шансът да добавят стойност към бизнеса ви е голям.