Осем правила как да изберем счетоводител

Преслав Недев

Голяма част от новостартиращите предприятия, както и част от работещите малки и средни такива не могат да си позволят да наемат щатен счетоводител и ползват услугите на упражняващи свободна професия счетоводители или специализирани счетоводни предприятия. За съжаление не винаги сътрудничеството е удачно, а поправянето на допуснатите грешки често струва и скъпо.

Преди време имах такъв случай – дойде председателят на едно ООД, като в счетоводните му отчети се водеха в наличност малко повече от двеста хиляди лева. До момента отчетността е била подготвяна от някаква роднина на единият съдружник, която е взимала документите в дома си, изготвяла е някакви отчети и ги е предавала. Когато на фирмата се назначава данъчна проверка, се оказва, че платените данъци изобщо не съвпадат с тези, които биха се дължали при коректно водена търговска документация. Накрая с управителя стигнахме до договаряне за възстановяване на счетоводството и на него му се наложи да плати хонорар за преосчетоводяване на данните за предходните две години. И този хонорар е допълнителен разход, освен сумите платени за „пропуснатите” данъци и съответните наказателни лихви.

На какво трябва да обърне внимание един стартиращ предприемач при избор на външен счетоводител:

1. Наскоро чух от един колега, че никога не се обажда на клиентите си през почивните дни – празници, събота, неделя. Мислите ли, че така трябва? По-скоро е обратното. Счетоводният бизнес е такъв, че един нормален счетоводител трябва да знае всичко за своите клиенти. Както е популярна поговорката „че на поп и адвокат всичко се казва”, за една търговската дейност е необходимо счетоводителят да знае всякакви подробности. Нормалният счетоводител не е просто човек, който взема фактурите и банковите документи, после да ги обработва в компютъра и накрая да разпечатва едни таблици. Той трябва да пита за всичко – къде какво е станало, дори е съвсем нормално да ви поиска допълнителни документи, които за вас биха се сторили една „излишна бумащина”. Ако счетоводителят не ви пита за подробности, а само оформя междинните (месечни) или годишните отчети, а често и да „измисля” ситуации без необходимите първични документи, то той е просто един занаятчия, а това означава, че е много вероятно при данъчна ревизия да възникнат проблеми.

2. Добрият счетоводител е длъжен винаги да има информация за предадените от вас документи (договори, фактури, актове, протоколи,
банкови извлечения, складова документация). Ако му зададете въпрос откъде се е появила това или онова число за плащане на данъка, той трябва да може да ви отговори сравнително бързо – в рамките на 5 – 10 минути, като ви даде подробна инфорация, както и да обоснове своята позиция. Ако не може да направи това, означава, че не се отнася към вас като към важен клиент и рано или късно или ще се появят проблеми или ще прекратите съвместната дейност.
 
3. Един професионалист никога не приема на доверие числата, той винаги проверява – Не е лошо да направите следният експеримент, ако сте се договорили за услугата „изготвяне на платежни документи”. Например ако имате някоя фактура за плащане, опитайте със следната реплика: „Изгответе ми платежно нареждане към Х ООД, май трябваше да им плащаме 2000 лв от предния месец”. Добрият счетоводител ще провери какво има да се плаща и какъв му е размера, да посочи в платежното нареждане по кой номер фактура се превеждат парите. Това освен че е във ваша полза, показва уважение и към колегата счетоводител от Х ООД, който ще знае по кое задължение са преведени тези пари.

4. Поинтересувайте се какъв опит има счетоводителя, с какъв тип фирми се занимава, се е занимавал, какви по големина, в какъв сектор от бизнеса. Малко или много в счетоводният бранш има специализация, защото колкото и правилата на счетоводната отчетност и данъчното облагане да са едни и същи за всички, толкова и интерпретацията на търговските процеси и документооборота е различен. Например най-лесно е счетоводното отразяване в сферата на услугите, средно по трудност е в търговията, а е сравнително трудно в производството и строителството. Имайте предвид, че счетоводител, който се занимава с големи фирми, където документооборота е максимално усложнен не означава, че той ще се справи и с фирма, където отразяването е сравнително леко. Тъкмо обратно, много често се допускат елементарни грешки, които са или резултат от подценяване на бизнеса, или на неправилна интерпретация на самата сделка.

5. Опитният счетоводител умее да намира общ език с данъчните. Това е просто необходимост при ежедневната му работа, още повече, че му се налага постоянно да контактува с данъчните власти. Ако един счетоводител постоянно се оплаква от ревизорите – това е лош признак. Разбира се, често се случват търкания между счетоводител и ревизор, но това е нормално – сблъскват се различни позиции – счетоводителят е на страната на клиента си, данъчният на държава, но това не означава, че на вас трябва да ви се оплаква прекалено.

6. Добър счетоводител не е този, който винаги в първите дни предава баланси, декларации и т.н. отчети, а  този който знае законите и предлага на клиентите си възможни методи за легално оптимизиране на данъчното облагане. Счетоводителят трябва да ви предлага възможни варианти, при които да се намалява ефективното данъчно облагане, стига разбира се, да не е противозаконно. 

7. Обикновенно външният счетоводител – упражняващ свободна професия, обслужва няколко фирми. Опитайте се да разберете колко клиента има и приблизително каква му е месечната натовареност. Някак несериозно звучи ситуацията счетоводител да работи на трудов договор някъде, а едновременно с това да обслужва и 40 – 45 фирми след работно време. Дори и да попаднете на такъв, добре е да помислите дали този човек ще успява да ви обърна достатъчно внимание. Нормално, без да прави компромис с качеството, един счетоводител може да се справи с не повече от десет фирми. Същото се отнася и до специализираните счетоводни предприятия, ако се спрете на тях. При договарянето опитайте се да разберете колко нает персонал имат и изисквайте да ви бъде назначен точно определен счетоводител, с когото ще контактувате, когато е необходимо спешно да се свърши нещо. При по-малките счетоводни кантори човека за контакти обикновено е управителя и ако той твърди, че персонално се занимава с вас, можете да си направите експеримент (например по т.3)

8. Бъдете особено подозрителни ако ви се предлага счетоводно обслужване на дъмпингова цена. Стандартната тарифа на счетоводител-частник започва от 150 лв месечно за фирми нерегистрирани по ДДС и 250 лв за регистрирани по ДДС, при минимален брой документи и ниска сложност. Това са едни минимални цени, под които счетоводният бизнес не е ефективен, а се предполага, че едва ли предпочитате документацията ви да се обработва от партньор, който ще фалира всеки момент.