By Newbusiness Team 
Захари Димитров
Съвременните организации използват модерни инструменти за подпомагане управлението на бизнеса. Корпоративните мастодонти имат изградени комплексни, но стройни системи за цялостно планиране на различни проекти по направления и дейности в рамките на цялата компания. Не случайно последните години и в България понятия като project manager и project management не звучат непознатo на тези, които искат да се възползват от чуждото ноу хау.
За хората със собствен бизнес е много трудно да отделят достатъчно време да разпределят и планират многото задачи и в същото време да работят по изпълнението им. Практиката показва, че използването на софтуер за управление на проекти, може значително да подпомогне тяхната дейност. Затова ако искаме да сме в час със световните тенденции е добра идея да се запознаем и ползваме приложения от рода на Tom’s Planner. Ако не знаете какво е gannt диаграма или управление на проекти, с помощта на програмата лесно ще навлезете в тази област. Безплатното уеб приложение Tom’s Planner дава възможност на всеки да открие предимствата на предварителното планиране, които са от особено значение за развитието както на бизнес, така и на лични проекти.
Историята зад Tom’s Planner както повечето статии в нашето издание е свързана с добрия предприемач Томас. Той работел от шест години като project manager, като в един момент решил да напусне и да основе собствен бизнес свързан със създаването и развитието на онлайн сайтове. Едно от нещата, които Том най-много мразел докато бил project manager било процеса на прехвърляне на gantt (виж карето) диаграми в електронни таблици от рода на Microsoft Excel. Поради тази причина Томас стигнал до извода, че лесен за употреба инструмент, който да върши тази работа би бил полезен на много хора. А той би могъл да спечели пари за проектите си създавайки подобен софтуер.
Така през месец юни миналата година се появява първата бета версия на Tom’s Planner. Програмата представлява лесен за употреба онлайн инструмент за създаване на различни планове. Без да е необходимо да сте специалист по управление на проекти с Tom’s Planner може бързо и лесно да създавате gantt диаграми онлайн само с помощта на мишката. В момента програмата е безплатна за употреба, а може да я разучите благодарение на включения в нея наръчник, както и множеството примери качени на сайта.
За какво бихме могли да ползваме Tom’s Planner?
Много хора обичат да живеят в хаос и планирането и разпределянето на задачи до най-малката им подробност е изключително досадно занимание. Когато работим с пари обаче е хубаво да знаем къде отиват нашите инвестиции, колко време ни отнемат различните на пръв поглед тривиални задачи и как можем да оптимизираме времето, така че да сме по-пълноценни. На уебсайта на Tom’s Planner има различни примерни проекти – като се почне от организация на сватба и личен график, и се стигне до разпределен на фази дизайн на сайтове, проект за създаване на сгради или организиране на конференция. Може да ползвате възможностите на програмата както за всеки един подпроект, който се сетите, така и за цялостното управление на бизнеса ви. Tom’s Planner ви позволява наистина голямо удобство и контрол с един поглед върху случващото се във вашата организация, като по този начин ви спестява време да се съсредоточите върху основните ви задачи.
Разбира се ако работите като project manager винаги може да сметнете, че този инструмент не е достатъчен за целите ви и до голяма степен ще се окажете прави. Въпреки, че на страниците на проекта има мнения на различни специалисти от бранша, които го харесват именно поради гъвкавостта му и удобството за употреба. Професионалистите със сигурност биха предпочели приложения от рода на MicroSoft Project, Primavera или Open WorkBench (повече за програмата сме писали в бр. 3 на NewBusiness.bg, може да го откриете на сайта в страница архив). Останалите могат да ползват Excel, но Tom’s Planner определено би бил по-добър избор.
Предимства:
- Създаването на проекти става изключително лесно само с мишката.
- На сайта има три минутен обучаващ материал за възможностите на приложението.
- Не трябва да инсталирате допълнителен софтуер на компютъра си и може да ползвате програмата от всякъде.
- Споделянето на планове онлайн с вашите партньори или колеги е изключително улеснено.
- Преглеждането на планове може да става и от хора без регистрация.
- Плановете могат да се запазват на вашия компютър в текстов формат, който след това лесно да се отвори от сайта отново.
- Плановете могат да се запазват и като илюстрация или да се експортират към MicroSoft Project.
Работата с програмата е изключително интуитивна и едва ли ще затрудни дори хора, които не са се занимавали с планиране на проекти. Сред полезните опции е възможността да заключвате разработен от вас план с парола, така че да не може да се променя. Както вече бе споменато Tom’s Planner използва отворен файлов формат, който може да бъде отворен и разглеждан с произволен текстов редактор. Въпреки това опцията за заключване служи за защита на вашите проекти от умишлени промени по тях. Целта на заключването е промените по даден проект да се правят само от хората, които разполагат с паролата. За тези които смятат че няма да се справят толкова бързо с първия си проект има налични множество пробни планове, които да променят, докато се обучават, както и учебник на английски език с функциите на приложението. За да ползвате Tom’s Planner ви е необходим единствено браузър. Поддържат се Internet Explorer, Safari и Firefox. Нашите тестове показаха, че онлайн апликацията работи и с други популярни браузъри като например Google Chrome. От техническа гледна точка нямаме забележки към производителността на програмата – въпреки, че е уеб инструмент тя работи изключително бързо, не заема много ресурси и не натоварва излишно системата ви. Отделно при запазване на файлове открихме че има специална информация как да настроите браузъра който ползвате (в случая Iron), така че да си свършите работата. Не се нуждаете от регистрация за да създавате пробни планове или да разглеждате планове на други потребители. Ако искате обаче да смените логото на създадения от вас план, да запазите промените по него или да го публикувате онлайн ще трябва да се регистрирате. За експорта към Microsoft Project или снимка, която да ползвате във вашите проекти също е необходима регистрация. Публикуването на плановете онлайн ви позволява да пратите линк до ваши приятели, които могат бързо да ги разгледат. Освен това може да им изпратите и съобщение по електронна поща.
За момента програмата е в бета версия поради, което е безплатна за употреба. Плановете са Tom’s Planner да се превърне в платена услуга, като все още ще има безплатна версия с известни ограничения в нея.
Да планираме или не?
Функционалността на Tom’s Planner е основен минус на приложението. Въпреки че е лесно за употреба и наистина изглежда елегантно няма някои важни особености като например опция за създаване на доклади и зависимости между отделните задачи. Ако се нуждаете от модерен инструмент за бързо разработване на Gantt диаграми, които да споделяте то Tom’s Planner е наистина полезно приложение. В противен случай може би ще се наложи да ползвате някое от по-утвърдените програми в областта. За нуждите на младите предприемачи, без опит в управлението на проекти Tom’s Planner има двойно приложение. Освен че програмата ще ви помогне бързо да навлезете в сравнително трудна материя, тя ще ви позволи да си изградите ясна представа как се движи вашия бизнес и ще ви предостави възможност да въведете известен ред между отделните задачи. Затова искрено препоръчваме на всеки с време и желание да тества този софтуер.