By Newbusiness Team 
Захари Димитров
Забързаното ежедневие е причина да забравяме да свършим някоя и друга задача или да пропускаме важни срокове. Ако и вие сте от хората, които работите толкова екстремно, че често забравяте документи на домашния компютър или флаш паметта ви, може би е време да се насочите към по-полезен метод за съхраняване на работната информация.
На помощ, на корпоративния фронт се появяват все по-нови и интересни инструменти, които помогнат на създателите им да останат активни в битката за надмощие с конкуренцията. С безплатното онлайн приложение за организиране на вътрешно фирмената комуникация WizeHive ви запознахме още в шести брой на NewBusiness.bg, а сега е ред да обърнем внимание и на офис пакета на Google.
Идеята, стояща зад Google Docs е да разполагате с най-използваните функции на един стандартен десктоп офис пакет като Microsoft Office или OpenOffice.org, но да може да ги ползвате онлайн от произволно място.
Истинското предимство на офис пакета на Google обаче се корени в споделянето на информация.
Достъпа ви до файлове отвсякъде
е изключително полезна възможност, която ви позволява едновременно да сте в движение и при необходимост да нахвърляте набързо вашите идеи онлайн, така че те да са ви подръка когато потрябват.
Първоначално документите на Google бяха базирани на Writely – онлайн софтуер за обработка на текстови файлове. Тази програма бе създадена от стартиращата компания с четирима служители Upstartle и реализирана като уеб 2.0 софтуер още през 2005 година. Впоследствие се появиха много подобни онлайн офис приложения за създаване на текстови документи като Zoho Writer, WriteOnline, ThinkFree Office, като много от тях прераснаха в цели офис пакети. С добавянето на инструмент за създаване на електронни таблици и впоследствие на презентации към пакета услуги Docs, от Google наистина успяха да представят отлично приложение за създаване, съхранение и споделяне на документи онлайн. Тези три услуги обединяват възможностите на най-масовите офис програми като Microsoft Word, Excel и PowerPoint или еквивалентите им от OpenOffice.org – Writer, Calc и Impress. Работата с онлайн офис пакета на Google има някои
видими преимущества.
Например самото създаване на документи е доста по-бързо, тъй като приложенията имат най-използваните функции, което спестява време да търсите как да включите тази или онази опция. Създаването и редактирането на документи онлайн със съдружници и партньори ускоряват процесите по изчистване на грешки при работа по един документ, отколкото стария начин с прехвърлянето на документи по електронна поща редактирането им и връщането им за преглед. Интерфейса на пакета е унифициран, като менютата, клавишните комбинации и дори подредбата на опциите са като тези, които сте свикнали да ползвате в един стандартен офис пакет. Създаваните документи могат да се съхраняват в различни папки, така че ако работите по няколко проекта едновременно бързо да се ориентирате къде са вашите файлове.
Документите, таблиците, презентациите се създават изцяло онлайн и могат да бъдат лесно изпращани през поща или да бъдат поканени други потребители на Google да ги разглеждат или редактират. Ако разполагате с огромно количество офлайн документи трябва да ги импортирате в Google Docs, така че впоследствие лесно да ги споделяте и да работите по следващите им версии съвместно с колеги. Отделно интегрирането на Gmail и Docs позволява разпознатите като прикачени документи файлове към електронните писма да бъдат отваряни, съответно запазвани в Google Docs. Така освен, че набързо преглеждате съдържанието им, може да ги коригирате и върнете на отсрещната страна за доуточняване на детайлите по проекта,
при това без да се притеснявате за вируси.
Всички документи могат да се експортират към множество различни формати, ако се наложи например да се отпечатват или да се правят по-сложни корекции по съдържанието им. Сред форматите за експорт се поддържат ISO стандарта OpenDocument, файловете на OpenOffice, Microsoft Office (включително новите версии на Office 2007 – docx и xlsx), HTML, PDF, RTF или обикновен текстов документ. Качването и споделянето на PDF файлове е напълно възможно, но няма да имате опцията да променяте съдържанието по тях. За сметка на това експорта към PDF файлове е отлична възможност за тези, които искат документите им да бъдат отпечатвани или преглеждани, без другата страна да има възможност да ги коригира или прави промени по тяхното съдържание.
Все пак има известни
лимити за това колко информация може да побере вашия акаунт.
Може би най-досадното ограничение е, че файловете могат да се експортират или импортират само по един, което е досадно ако например искате да качите повече документи накуп. Самите документи не могат да надвишават размер от половин мегабайт, като вградените в тях снимки не трябва да са повече от 2 мегабайта всяка. Таблиците са ограничени до 256 колони, 200 000 клетки и 100 листа. Максималното количество за съхраняване е общо 5000 документа и презентации, 5000 снимки, 1000 таблици и 100 PDF файла едновременно.
Тъй като целия процес по създаването на документи става онлайн, редактираните документи се запазват автоматично през определен период от време, така че да не загубите вашата информация, ако например връзката с Интернет прекъсне временно. Както и при комерсиалните офис пакети Google Docs разполага с богата галерия от готови шаблони, с които лесно може да създавате разлнообразни документи. Те са подредени или по типове в зависимост от това дали ще създавате текстов файл, презентация или таблица или групирани в категории, например – бизнес документи, писма и факсове, лични финанси, статистика, ученически и учителски и други. Сред шаблоните има макети на различни видове автобиографии, таблица за планиране на семеен бюджет или личен месечен бюджет, за управление на проекти, годишни календари и множество различни презентации.
Включената проверка на правописа дава възможност за корекция и изчистване на текстовете от правописни грешки. Поддържат се речници на много езици, които постоянно се увеличават, сред тях е и българския.
Сред последните полезни нововъведения в офис пакета, който постоянно се развива е интегрирането на услугата на Google Translate – за
автоматичен превод на текстове.
Въпреки, че качеството на машинния превод все още е далеч от идеално, то тази опция ви позволява директно от офис пакета, да превеждате документи от различни езици към български, както и обратно, като поне ще придобиете бегла представа за съдържанието на текста.
Google Docs Offline ви позволява да създавате документи без да имате връзка към Интернет. Промените се запазват на вашия компютър и когато се вържете отново към мрежата се синхронизират с услугата.Опцията за публикуването на документите дава възможност да ги връзвате директно като линк от вашето хранилище към различни онлайн ресурси като вашия блог или корпоративен сайт. Така като правите промени по съдържанието на даден документ, например касаещ фирмената политика или длъжностните характеристики, те се отразяват моментално в споделения файл.
Онлайн услугата Google Docs е официално поддържана за най-популярните браузъри сред които Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer и Safari, работещи на Microsoft Windows, Apple OS X, и различни Unix варианти, което означава че споделянето и съвместната работа с вашите документи вече не е ограничена от платформата или офис пакета на бизнес партньорите ви.Сред най-полезните възможности на онлайн офис пакета е опцията Mobile Google Docs, която позволява на
потребителите на мобилни телефони да разглеждат техните документи
в браузър през телефона. Всеки може да чете и редактира текстове и електронни таблици, но не и презентации и PDF файлове. Версии на Google Docs за Android платформата, BlackBerry и iPhone пък позволяват да се редактират електронни таблици и разглеждат презентации на подобни устройства.
В миналия брой писахме за Google Apps, като част от пакета е именно Google Docs. Иначе, приложенията са достъпни за всеки потребител притежаващ безплатен акаунт за услугите на Google.
Удобната употреба на най-разпространените файлови формати и възможностите за създаването им и споделянето онлайн определят Google Docs, като наистина незаменим инструмент за съвременния бизнес. Не напразно от Microsoft и Adobe взеха мерки и представиха свои версии на подобни приложния като онлайн офис пакета на Microsoft – OfficeLive и Adobe Buzzword. Лекотата на работа, бързината и удобството от споделянето, както и интеграцията на тези услуги с Gmail и Google Apps правят Google Docs предпочитано решение за множество мобилни потребители имащи нужда от техните документи, независимо къде се намират и каква платформа използват. Препоръчваме употребата на този инструмент като отличен начин за споделяне на документи и съвместна работа по проекти без колебание в неговите възможности и качества. Въпреки това сме далеч от мнението да твърдим, че това е последния офис пакет, който ще ви се налага да ползвате. Съществуват известни ограничения и функционалния обхват на услугата не достига възможностите на програма от ранга на OpenOffice.org. За сметка на това изчистения интерфейс на Google Docs, уникалните му функции като превода на текстове от различни езици и версии за смартфони, го правят в наистина удачен избор за хората създаващи и споделящи файлове ежедневно.
Ръководство за работа с Google Docs може да откриете тук.