By Newbusiness Team 
Захари Димитров
Стартирайки нова компания предприемачите са изправени пред куп дилеми, които трябва да разрешат за да влязат бързо в ритъма на жестоката конкуренцията. За съвременните компании наличието на уеб сайт със запомнящо се име и задължителна служебна електронна поща са от основно значение. Голяма част от хубавите имена на сайтове отдавна са запазени, но с появата на нови домейни все още не е късно да заявите и вашето място в уеб пространството. С развитието на технологиите и съвременните решения за създаване на сайтове и услуги за управление на електронна поща, може би избора на име на вашия сайт е най-трудната задача, която ви предстои. След това трябва да се вземат още няколко решения – къде да бъде електронната ви поща. Вариантите са на ваш компютър – решението за което публикувахме в миналия брой или да се доверите на услугите на хостинг провайдър. Хостингът ви е необходим за да качите сайта си, а се надяваме, вече да сте го разработили или поне да имате идея каква информация за компанията си ще споделите на него. Всички тези услуги като разработката на сайт и ползването на хостинг са платени, което в повечето случаи е сериозна пречка за младите предприемачи.
Тук на помощ идва богатия арсенал от уеб приложения на Google, които може да ползвате за вашата компания, като при това стандартната им версия е напълно безплатна за употреба. Ако решите да се доверите на Google Apps, то наистина името на сайта ви остава основната грижа. Пакета от приложения Google Apps Standard Edition предлага доста богати възможности сред които създаването на електронна поща, собствен сайт, и съвместно ползване на календар и споделяне на документи с които може да изградите собствено онлайн общество за колегите. Сред основните предимства да ползвате това решение освен цената е и лесната работа с него – не е необходимо да сте компютърен специалист за да конфигурирате и ползвате повечето от услугите.
В случай, че съвсем не разбирате обаче, с малко помощ от познати за не повече от час може да подкарате напълно професионално портфолио от услуги, които да ползвате ежедневно. Повечето от приложенията са с изключително интуитивен интерфейс и употребата им не е по-трудна от това да изпратите електронно писмо.
Сред приложенията включени в стандартния пакет на Google Apps са Google Sites, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Talk и достъп до тях през мобилни устройства. За да се регистрирате единственото което ви е нужно е да купите собствен домейн – за да активирате услугите да работят с него и валидна електронна поща. Google Apps Standard Edition ви позволява да създадете мини общество с до 50 потребителски акаунти, които да раздадете на вашите колеги и партньори и да ползвате заедно за съвместна онлайн обработка на информацията.
Какво могат да помогнат на вашия бизнес различните приложения от пакета?
Gmail e популярната поща на Google с отлична защита от спам съобщения, която може да ползвате за да администрирате вашите домейн потребители. Например за да изпращате и получавате писма от адреса zak@newbusiness.bg, трябва просто да влезете в Gmail акаунта който сте създали за съответния потребител. По този начин избягвате ограниченията за квота на хостинг провайдърите – тъй като всяка една кутия от вашия управляван от Google домейн е със стандартен размер от над 7 GB. Простата сметка показва че разполагате с 50 x 7 = 350 GB за служебна поща, при това без да се притеснявате от това дали писмата ви ще бъдат получени. Все пак сървърите на Google са едни от най-достъпните в Интернет и дори да сте на почивка в чужбина или пък да чакате спешно някое писмо, шанса за неработещ пощенски сървър е минимален. Допълнително ползвате чудесните спам филтри, етикети за организация на писмата и групи за контактите.
Google Sites е друга изключително полезна опция, която ви позволява да създадете елементарен корпоративен сайт без да сте уеб дизайнер или дори да знаете HTML. Може да избирате над 50 различни предварително дефинирани изгледа за вашия сайт, след което да ги настроите до известна степен така, че да получите сравнително оригинален проект нямащ много общо с оригинала. Сайтовете създадени с приложението на Google ви позволяват изключително бърза интеграция с други популярни услуги на гиганта като например рекламните канали AdWords и AdSense. Добавянето на различни услуги като видео съдържание от YouTube и Google Video, Google Docs и календар са изключително удобни за употреба и позволяват създаването на достатъчно социален сайт, който да се ползва пълноценно за бизнес и споделяне на информация. Размера на съдържанието на вашия сайт ако сте потребител на Google Apps е 10 GB за безплатната версия. Стартирането на онлайн проект по подобен начин позволяващо изключително бързо да създадете вашия сайт и да презентирате фирмата си в Интернет е изключително примамлива оферта за всеки начинаещ предприемач с добри идеи.
Google Docs е друга изключително полезна опция даваща ви възможност за онлайн сътрудничество с вашите колеги. С помощта на тази онлайн услуга, която ще представим детайлно в следващия брой може да създавате онлайн текстови документи, електронни таблици и презентации, като в последствие разполагате с достъп до тях от произволен компютър. Google Docs документите могат да се споделят с произволен Gmail акаунт директно онлайн, без да ги прикачвате към писмо или при необходимост да си ги изтеглите локално във форматите на Microsoft Office, OpenOffice.org или PDF за отпечатване.
Google Calendar е отличен онлайн инструмент позволяващ ви да организирате вашия работен график и да го споделяте с приятели. Приложението за управление на времето има елегантен интерфейс подобен на десктоп приложения като Microsoft Outlook или iCal от Mac OS X с тази разлика, че е достъпно от всеки компютър с Интернет достъп. Създадените задачи в него могат да се изпращат като изскачащи съобщения в интегрирания чат на Google Talk – да получавате писма с известия за предстоящи събития, или например да го интегрирате към вашия сайт или електронна поща, така че всеки да следи какво трябва да се свърши. Опциите за споделяне на календари ви позволяват да създавате множество различни календари, които да обменяте помежду си – като например работен график, лични задачи, общи срещи, работа по съвместни проекти и други. Споделянето позволява да дадете пълен контрол за другите потребители до задачите от вашия календар, или достъп само за преглед. Не е задължително да споделяте всеки един създаден календар, така че мениджърите разполагат с опция да планират и контролират самостоятелно своите задачи.
Ако решите да спрете да ползвате приложението може да експортирате онлайн календара си и да го направите достъпен офлайн в безплатно приложение от рода на Mozilla Sunbird. Интеграцията на Google Calendar и Gmail дава възможност например събитие от календара да бъде пренасочено към пощата, която от своя страна да ви изпрати смс съобщение, така че да не пропуснете събитието дори да нямате достъп до Интернет. Тази функционалност работи и с мобилните оператори в нашата страна при това е напълно безплатна за употреба.
Google Talk е поредната интегрирана услуга в пакета Google Apps Standard Edition даваща възможност за комуникация в реално време с останалите потребители на домейна. С програмата може да провеждате текстови разговори или дори видео обаждания с вашите колеги без да сте зависими от други мрежи за разговори. Използвайки каналите на Google Talk за комуникация си осигурявате две основни предимства. Корпоративните ви разговори, обмяна на файлове си остават частни във вашата фирмена мрежа, което значи, че колегите ви няма да си общуват с приятели извън работа. Второто предимство е криптирането на предаваните съобщения посредством XMPP протокола, което ви позволява да сте сигурни, че дори вашите колеги да са не достатъчно внимателни шанса да бъдат прихванати и подслушвани разговорите е минимален. Чат приложението се интегрира с електронна поща и сайтовете създадени с Google Sites, като ви дава свободата в реално време да обсъждате различни проекти и задачи. Допълнително може да изтеглите отделно приложение за Windows или да общувате с телефони от рода на BlackBerry, iPhone and T-Mobile G1. Ако сигурността на комуникацията не ви притеснява може да отворите вътрешната си група за разговори към останалите потребители на Google Talk, които разполагат с обикновени Google Profile акаунти.
Тези които са притеснени от конфигурацията на Google Apps могат да са спокойни, че процеса протича удивително елементарно. След като се регистрирате с електронна поща има два начина да потвърдите, че притежавате съответния домейн. Единият изисква да създадете специален CNAME запис от администрацията на вашия домейн, за да пренасочите услугите към Google Apps. В случай, че ползвате собствен сървър или имате активирана хостинг услуга, съществува и опция да качите HTML файл с генериран от Google код, така че да активирате вашия акаунт.
Настройката на електронната поща е подобна, като може да протече на два етапа в зависимост от това дали искате да преминете изцяло към услугите на Gmail или временно да ползвате съвместно него и старите ви пощенски сървъри ако имате изградени такива. За целта трябва да смените MX записите на пощенските сървъри или да пренасочите пощата си от административния панел на Google Apps. Подробните ръководства на Google включват различни варианти за миграция описани стъпка по стъпка.
Мобилността е от изключително значение за развитието на всяка една компания в съвременните бизнес условия. Именно затова използването на подобни онлайн приложения до голяма степен улеснява комуникацията и сътрудничеството между отделните екипи. Приложенията от пакета Google Apps могат да се ползват от произволна операционна система и уеб браузър. За улеснение на мобилните потребители съществуват и техни версии пригодени за употреба на различни устройства като Blackberry, iPhone, моделите използващи платформата Android и други смартфони. Потребителите на PDA устройства могат да се възползват от приложението Google Sync, което позволява синхронизиране на Google Calendar и контактите с произволен модел поддържащ Microsoft Exchange ActiveSync като например Windows Mobile асистентите или iPhone.
Използването на всички приложения от пакета Google Apps Standard Edition е напълно безплатно. С тяхна помощ изключително бързо може да създадете собствен сайт, да управлявате електронна поща и да се възползвате от отличния онлайн офис пакет Google Docs. Бързото споделяне на информация и възможностите, които тези инструменти предлагат ги правят изключително удачен инструмент за всеки стартиращ бизнес. Онлайн достъпа до тях означава, че просто трябва да имате Интернет връзка и може да се възползвате от пълния им потенциал дори през вашия мобилен телефон.