By Newbusiness Team 
Захари Димитров
Електронната поща днес е един от най-важните инструменти за бизнес комуникация и е сред първите технологични решения, с които всяка новосъздадена фирма се сдобива. Въпреки че все още виждаме не малко подобни случаи, използването на електронна поща от безплатни домейни като ABV.bg или GMail.com за бизнес цели е изключително непрофесионално. Затова решението е да закупите собствен домейн и да създадете пощенски адреси за вас и вашите служители от него, например „info@moiatafirma.com“ или „marketing@moiatafirma.com“. Съществуват различни начини за управление на пощенския сървър. Един от вариантите е да наемете хостинг, където да изградите вашия сайт. Обикновено хостинг плановете на различните доставчици дават и лесни приложения за създаване на пощенски адреси и управлението им. Ако обаче
електронната ви кореспонденция е голяма,
ще трябва да платите за по-скъпи хостинг пакети, защото лимита за писмата, които може да получавате и изпращате е с ограничено дисково пространство.
Ако решите да наемете отделна машина за пощенски сървър и да поддържате тази услуга в офиса си, трябва разбира се да имате обучен персонал, който да инсталира, настрои и поддържа съответния сървър. Друг възможен вариант е да разчитате на услугите на външни консултанти. Твърде често прохождащи компании използват външни фирми, частни лица (детето на съседите, което ги разбира тия неща), за инсталирането и поддръжката на подобна
критична инфраструктура за бизнеса.
Всеки от вариантите (наемане на външна ИТ фирма, познат или вие сам да се заемете със задачата) може да бъде както икономически обоснован, така и да се окаже по-скъп. Важно е да се съпостави цената с качеството на услугите, защото електронната поща е ключова услуга за вашия бизнес и фактът че инвестирате малко пари днес, не трябва да означава че заради това ще пропуснете например изгодна сделка утре.
Ако все пак решите сами да инсталирате и използвате пощенски сървър за целите на компанията ви, това което ви трябва е известно на професионалистите като MTA – mail transport agent. Приложенията от този род служат за организиране съхранението на писмата и на транспортирането им от един компютър към друг. Подобни сървъри са достъпни за всякакви платформи сред които Microsoft Windows, различните Linux дистрибуции и всякакви екзотични операционни системи.
Едно конкретно решение, което е
лесно за настройка
и употреба и препоръчваме за ползване под Windows, е hMailServer. Този безплатен пощенски сървър е шведска разработка и може да се използва напълно законно от всякакви фирми. Приложението поддържа най-разпространените протоколи за електронна кореспонденция (IMAP, SMTP и POP3) и лесно може да се интегрира към вече изградени системи за уеб базиран достъп. С негова помощ може да разполагате с удобен пощенски сървър, като същевременно осигурите и достъп през уеб на вашите колеги. Модулната архитектура на програмата позволява да се добави защита от спам и антивирусна система.
Инсталация и настройка
Ако се притеснявате че трябва да редактирате текстови файлове и да променяте хиляди опции за да подкарате сървъра, сега е момента да се успокоите. Инсталацията и конфигурирането на hMailServer е сравнително лесно и не отнема много време. Приложението идва с интуитивен контролен панел, кръстен hMailAdmin. От него се управляват различните домейни, които притежавате, потребителските акаунти и се настройват различни опции. Подробна документация за инсталацията на програмата може да откриете на специално предвиденото ръководство тук.
Инструкциите за конфигурации са описани стъпка по стъпка на този адрес.
Поддръжка на бази данни
hMailServer включва интегрирана в приложението база данни – безплатната версия на Microsoft SQL Server Compact. Допълнително, ако разширявате бизнеса си може да мигрирате към работа с приложенията за управление на бази данни Microsoft SQL Server, PostgreSQL или MySQL. По време на инсталацията избирате дали да използвате вградената база данни, или ваша собствена база. Предимството на вградената база е че елиминирате нуждата да настройвате отделен продукт за целта. Ако имате на разположение обаче изградена инфраструктура може да използвате наличната база данни за да увеличите производителността на hMailServer.
Онлайн достъп до писмата
hMailServer е съвместим с всички популярни клиенти за електронна поща като Mozilla Thunderbird, Outlook и други поддържащи SMTP, POP3 или IMAP протоколите. Програмата лесно може да бъде настроена да работи и с уеб базираните клиенти за електронна поща като например SquirrelMail. За целта обаче трябва да имате инсталиран и уеб сървър, който да обслужва достъпа до различните уеб клиенти.
Сигурност
Приложението е предварително настроено в много аспекти с цел да се повиши надеждността му и защитата от не добре обучени администратори. Затова инсталирайки програмата не трябва да се притеснявате че някой може да използва вашия сървър за да изпраща спам съобщения, така че служебния ви домейн изведнъж да попадне в черните списъци на системите за филтриране на спам. В допълнение към hMailServer може да се инсталира антивирусният софтуер с открит изходен код ClamAV. Така се елиминира и възможността да изпратите по невнимание заразени файлове от служебния сървър към ваши бизнес партньори. Шведската програма използва различни сървъри за борба със спам съобщенията и други антиспам механизми като SPF и MX проверка на домейн записите.
С решение от рода на hMailServer ще разполагате с пълната функционалност за изграждане на собствен пощенски сървър за вашата компания. Тъй като продуктът е безплатен поддръжката идва от останалите му потребители и официалния форум на проекта. Също така вие сте отговорни и да го поддържате в изправност с редовни ъпдейти и да следите за пробиви в акаунтите на потребителите. Например ако компютърът на който инсталирате програмата се намира в офиса ви и той стане обект на посегателство вие рискувате цялата ви фирмена комуникация да стане достояние на неоторизирани лица (които могат да са и конкурентите ви). От друга страна лесната настройка и поддръжка и опциите, които програмата предлага я правят удачен избор за стартиращи компании с ограничени ресурси.